TIETOSUOJASELOSTE – VIDAXL.FI

Versio 2026.04

Tämä Tietosuojaseloste koskee Henkilötietojen Käsittelyä tämän verkkosivuston kautta tehtyjen ostosten ja toimintojen yhteydessä.

Verkkosivustoa ylläpitää vidaXL Marketplace Europe BV, joka on Alankomaihin rekisteröity yritys ja joka mahdollistaa tapahtumien toteuttamisen sekä hallinnoi verkkomyyntialustaa. Verkkosivuston kautta myytävät tuotteet tarjoaa Vida XL Commerce Europe B.V. 

Tässä Käytännössä nimellä ”vidaXL” viitataan vidaXL Marketplace Europe BV, Vida XL Commerce Europe B.V.   sekä tarvittaessa muihin vidaXL: ään liittyviin yksiköihin, jotka osallistuvat Verkkokaupan ylläpitämiseen, palvelemiseen tai tukemiseen.

YHTEENVETO:

Contents

1. MÄÄRITELMÄT . 1

2.KUKA KERÄÄ HENKILÖTIETOJA?

. 2

3. OIKEUDELLINEN PERUSTA JA KÄSITTELYTOIMET . 3

3.1 OIKEUDELLINEN PERUSTA . 6

3.2 KÄSITTELYMME JA PERUSTEEMME

3.2.1 VERKKOKAUPAN VIERAILIJAT

3.2.2 VERKKOKAUPAN ASIAKKAAT

3.2.3 Tilinhaltijat

3.2.4 Tilaukset ja maksut

3.2.5 HUUTOKAUPAT

3.2.6 TOIVELISTAT

3.2.7 ARVOSTELUT

3.2.8 Asiakaspalvelukohtaamiset

3.2.9 UUTISKIRJE

3.2.10 vidaXL+ Palkinto ohjelma

4. KENELLE JAAMME TIETOJASI

5. OIKEUTESI

6.  KANSAINVÄLISET SIIRROT

7. KUINKA KAUAN TIETOJANI SÄILYTETÄÄN?

8. MITÄ TURVATOIMIA KÄYTETÄÄN TIETOJENI SUOJAAMISEEN?

9. MITEN VOIT TEHDÄ VALITUKSEN

10. MUUTOKSET TÄHÄN ILMOITUKSEEN

. 9

. 13

1. MÄÄRITELMÄT

Tässä Tietosuojaselosteessa seuraavilla termeillä on alla määritellyt merkitykset:

2. KUKA KERÄÄ HENKILÖTIETOJA?

2.1 Henkilötietojasi voivat kerätä ja käsitellä useat eri tahot sen mukaan, miten toimit vuorovaikutuksessa Verkkokaupan kanssa.

2.2 Vastuu henkilötiedoistasi

2.2.1 Pääasialliset Rekisterinpitäjät (jäljempänä yhdessä nimellä "vidaXL"):

• vidaXL Marketplace Europe BV: verkkokaupan ylläpitäjänä vidaXL Marketplace Europe BV toimii ensisijaisena Rekisterinpitäjänä käsittelytoimissa, jotka liittyvät Verkkokaupan ja sen ominaisuuksien käyttöön.
• Vida XL Commerce Europe B.V.: verkkokaupassa tuotteita myyvä yhtiö toimii vaihtoehtoisesti yhteisrekisterinpitäjänä tai itsenäisenä Rekisterinpitäjänä yhdessä vidaXL Marketplace Europe BV kanssa kaikissa tilaukseen, toimitukseen, asiakaspalveluun, laskutukseen ja mahdollisiin jälkimarkkinointipalveluihin liittyvissä toiminnoissa.

2.2.2 Muut käsittelyyn osallistuvat tahot. Toimintasi Verkkokaupassa voi edellyttää myös muiden tahojen suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä. Luettelo näistä tahoista on esitetty kohdassa 4.

3. OIKEUDELLINEN PERUSTA JA KÄSITTELYTOIMET

3.1 OIKEUDELLINEN PERUSTA

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan silloin, kun meillä on siihen pätevä oikeudellinen peruste. Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti seuraavat lainmukaiset perusteet voivat soveltua:

* Esimerkiksi ilman tiettyjä tietoja, kuten nimeäsi, yhteystietojasi, toimitusosoitettasi tai maksutietojasi, emme voisi käsitellä tilaustasi, toimittaa tuotteita, käsitellä maksuja tai tarjota asiakastukea. Mikäli henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, tämä ilmoitetaan selkeästi. Jos päätät olla antamatta vapaaehtoisia tietoja, voit silti käyttää verkkokauppaamme, mutta jotkin ominaisuudet tai palvelut, kuten personoidut suositukset tai markkinointiviestintä, eivät välttämättä ole käytettävissä.

** Kun tukeudumme oikeutettuun etuun henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteena, näihin etuihin sisältyvät verkkokauppamme asianmukaisen toiminnan ja turvallisuuden varmistaminen, asiakaspalvelun tarjoaminen, petosten ja väärinkäytösten estäminen, palveluidemme parantaminen sekä alustan oikeudenmukaisten ja läpinäkyvien toimintatapojen ylläpitäminen. Olemme huolellisesti punninneet nämä edut suhteessa oikeuksiisi ja vapauksiisi ja todenneet, että käsittely on oikeasuhtaista, rajoittuu ilmoitettuihin tarkoituksiin välttämättömään ja ettei sillä ole sinuun merkittävää tai odottamatonta vaikutusta. Sovellamme asianmukaisia suojatoimia, kuten tietojen minimointia, käyttöoikeuksien hallintaa ja rajoitettuja säilytysaikoja, henkilötietojesi suojaamiseksi. Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä milloin tahansa tämän tietosuojaselosteen kohdassa 5 kuvatulla tavalla.

3.2 KÄSITTELYMME JA PERUSTEEMME

Alla olevissa taulukoissa olemme tuoneet esiin keskeiset tietotyypit ja sen, miten vidaXL käsittelee niitä.

3.2.1 VERKKOKAUPAN VIERAILIJAT (tietojen keruu voi vaihdella evästeasetustesi mukaan).

3.2.2 Verkkokaupan asiakkaat. Kuten edellä, sekä lisäksi:

3.2.3 Tilinhaltijat

3.2.4 Tilaukset ja maksut

3.2.5 Huutokaupat

3.2.6 Toivelistat.

Kun luot oman toivelistasi verkkokaupassamme ja lisäät tuotteita listalle kirjautumatta sisään, ne säilyvät listalla 30 päivän ajan. Jos lisäät tuotteita toivelistalle ollessasi kirjautuneena, löydät ne aina Oma tili -osion Toivelista-kohdasta.

3.2.7 Arvostelut.

vidaXL antaa asiakkaille mahdollisuuden arvioida tuotteita ja palveluita tilauksen tekemisen jälkeen. Nämä arvostelut auttavat meitä parantamaan palveluitamme ja tarjoavat tietoa myös muille asiakkaille. Lisäksi voimme kutsua sinut osallistumaan asiakastyytyväisyyskyselyihin. Kerättävät tiedot vaihtelevat arvostelun tai kyselyn tyypin sekä sen mukaan, kuka vuorovaikutusta hallinnoi (vidaXL tai kolmas osapuoli).

3.2.7.1 Tuote- ja palveluarvostelu, jonka hallinnoi vidaXL.

3.2.7.2 Arvostelut, jotka lähetetään kolmansien osapuolten alustoilla. Kun napsautat verkkokaupassamme “Kirjoita arvostelu”  linkkiä tai vastaavaa, sinut voidaan ohjata kolmannen osapuolen arvostelualustalle (yhdelle vidaXL:n sopimuskumppaneista). Nämä osapuolet keräävät ja käsittelevät tietojasi omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. vidaXL ei hallitse sitä, miten nämä tahot käsittelevät tietojasi.

Huomautus: Suosittelemme tutustumaan kyseisen kolmannen osapuolen tietosuojakäytäntöön ennen arvostelun lähettämistä, sillä vidaXL:llä ei ole määräysvaltaa siihen, miten nämä alustat käsittelevät henkilötietojasi.

3.2.7.3 Vertailusivustot, joilla on arvostelutoiminto. Voit myös arvostella vidaXL:ää riippumattomien vertailusivustojen kautta, joilla tuotteemme on listattu. 

3.2.7.4 Asiakastyytyväisyyskyselyt. Oston tai asiakaspalveluumme yhteydenoton jälkeen sinut voidaan kutsua vastaamaan asiakastyytyväisyyskyselyyn. Nämä kyselyt toteuttavat vidaXL:n puolesta kolmannen osapuolen palveluntarjoajat.

3.2.8 Asiakaspalvelukohtaamiset.

Voit ottaa yhteyttä vidaXL:n asiakaspalveluun esittääksesi kysymyksiä, pyytääksesi tukea tai tehdäksesi valituksen. Yhteydenottotapoja ovat puhelin, sähköposti, chat sekä verkkokaupastamme löytyvä yhteydenottolomake. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja pyyntösi käsittelemiseksi ja siihen vastaamiseksi.

3.2.8.1 Asiakaspalvelukohtaamiset

Kun käsittely on tarpeen sovellettavien kuluttajansuoja-, kirjanpito- tai verolakien noudattamiseksi, oikeusperusteena voi olla myös lakisääteinen velvoite.

3.2.8.2 Vuorovaikutusten tallentaminen. Asiakaspalvelun kanssa käydyt puhelinkeskustelut voidaan tallentaa seuraaviin tarkoituksiin:

Note: You will always be informed when a call is being recorded. Recordings are stored securely, access is restricted, and recordings are retained only for as long as necessary for the stated purposes and in any event no longer than 21 days.

3.2.9 Uutiskirje.

3.2.10 vidaXL+ Palkinto ohjelma

Osallistuminen vidaXL+ Palkinto-ohjelmaan edellyttää henkilötietojen käsittelyä alla kuvatulla tavalla.

Lisätietoja vidaXL+ Palkinto-ohjelmasta löytyy KÄYTTÖEHDOT – VIDAXL + REWARDS PROGRAM KÄSTÄ-OHJELMA 

4. KENELLE JAAMME TIETOJASI

4.1 vidaXL jakaa henkilötietojasi useiden kolmansien osapuolten kanssa tilaustesi toimittamiseksi, palvelujen tarjoamiseksi, toimintojemme ylläpitämiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Nämä vastaanottajat voidaan luokitella yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti itsenäisiksi rekisterinpitäjiksi, yhteisrekisterinpitäjiksi tai käsittelijöiksi.

4.2 Itsenäiset tai yhteisrekisterinpitäjät. Nämä tahot määrittävät henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot itsenäisesti tai yhdessä vidaXL:n kanssa:

Huomautus: Päivitämme tätä luetteloa säännöllisesti vastaamaan käsittelytoimissamme tapahtuvia muutoksia.

4.3 Käsittelijät. Nämä tahot käsittelevät henkilötietoja yksinomaan vidaXL:n ohjeiden mukaisesti yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan perusteella.

Huomautus: Päivitämme tätä luetteloa säännöllisesti vastaamaan käsittelytoimintojemme muutoksia.

4.4 Alihankkijat. Kun vidaXL:n käsittelijät käyttävät alihankkijoita, käytössä ovat seuraavat toimenpiteet: 

- Sitova sopimus alihankkijan kanssa

- Vaatimukset vastaavat tai ylittävät tietojenkäsittelysopimustemme velvoitteet

- Alihankkijat arvioidaan riittävien suojatoimien varmistamiseksi

4.5 Muut tietyt ulkoiset vastaanottajat.

Tietyissä tilanteissa vidaXL voi jakaa henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, kun se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai ammatillisen neuvonnan saamiseksi

Huomautus: Osa näistä tahoista voi toimia itsenäisinä rekisterinpitäjinä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Päivitämme tätä luetteloa säännöllisesti vastaamaan käsittelytoimintojemme muutoksia.

4.6 Uudelleenjärjestelyt tai yritysrakenteen muutokset.
Myynnin, sulautumisen tai vidaXL:n tai sen tytäryhtiöiden uudelleenjärjestelyn yhteydessä henkilötietojasi voidaan jakaa mahdollisille ostajille tai konserniyhtiöille tiukan salassapidon alaisina ja vain yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sallimissa rajoissa.

5. OIKEUTESI

5.1 Tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on useita oikeuksia, mukaan lukien:

• Pääsyoikeus – Sinulla on oikeus pyytää meiltä kopio hallussamme olevista henkilötiedoistasi.
• Oikeus oikaista tietoja – Sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan sinua koskevat virheelliset henkilötiedot. Voit myös pyytää meitä täydentämään puutteellisia tietoja.
• Oikeus tietojen poistamiseen – Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
• Vastustamisoikeus – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, mukaan lukien suoramarkkinointitarkoitukset. 
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää, että toimittamasi henkilötiedot siirretään toiselle organisaatiolle tai sinulle itsellesi.

Huomioithan, että nämä oikeudet eivät ole ehdottomia. Esimerkiksi jos pyydät henkilötietojesi poistamista, meidän voi silti olla tarpeen säilyttää joitakin tietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (kuten verosääntelyn vuoksi).

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Voit tehdä sen ottamalla meihin yhteyttä tai muuttamalla asetuksiasi tilisi Asetukset  sivulla, jos tämä toiminto on käytettävissä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

5.2 Oikeuksien käyttäminen. Voit käyttää oikeuksiasi seuraavilla tavoilla: 

Postitse

vidaXL
Mary Kingsleystraat 1
5928 SK Venlo
The Netherlands
(Liitä pyyntöön koko nimesi, postiosoitteesi, sähköpostiosoitteesi sekä mahdollinen asiakasnumerosi, jotta voimme paikantaa henkilötietosi tehokkaasti.)

Sähköpostitse    webservice@vidaxl.fi
Puhelimitse    09 4245 1853

5.3 Oikeuksien käyttämisen seuraukset GPDR tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Oikeuksiesi käyttämisestä ei aiheudu sinulle maksuja. Tehtyäsi pyynnön meillä on yksi kuukausi aikaa vastata sinulle. Mikäli oikeuksiasi koskevaan pyyntöön ei vastata tai et ole tyytyväinen vastaukseemme, voit tehdä valituksen kyseiselle Tietosuojaviranomaiselle, joka on mainittu tämän Käytännön kohdassa 10.

6.  KANSAINVÄLISET SIIRROT

6.1 vidaXL toimii kansainvälisessä konsernissa, joka koostuu siihen kuuluvista ja sopimuksellisesti linkitetyistä yhtiöistä (jäljempänä ”vidaXL-konsortio”). Osa näistä yhtiöistä kuuluu samaan oikeudelliseen ryhmään, kun taas toiset toimivat vidaXL-brändin alla tiiviissä kaupallisessa ja operatiivisessa yhteistyössä. Näiden yhtiöiden toimipisteet sijaitsevat sekä Euroopan talousalueen sisällä että sen ulkopuolella.

6.2 Henkilötietojen käsittely vidaXL-konsortion sisällä. Henkilötietoja voidaan siirtää vidaXL-yhtiöiden, tytäryhtiöiden ja kolmansien osapuolten välillä seuraavissa maissa sijaitsevien toimijoiden kesken toimintavaatimusten mukaisesti:

• Euroopan talousalue ETA (esimerkiksi Alankomaat, Romania, Puola)
• Yhdysvallat 
• Aasia (esimerkiksi Intia, Filippiinit, jne.)

Kukin näistä tahoista käyttää Henkilötietoja vain siinä määrin, kun se on tarpeen niiden sopimustehtävien suorittamiseksi (logistiikka, asiakaspalvelu, IT-tuki, jne.).

6.3 Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Jos henkilötietoja käsitellään ETA-alueen ulkopuolella – olipa kyseessä vidaXL:n oma yksikkö, sopimuskumppani tai kolmas palveluntarjoaja – varmistamme, että tällaiset siirrot suojataan asianmukaisin suojatoimin yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR mukaisesti. Näihin suojatoimiin kuuluvat muun muassa:

• •    Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC);
• •    Sopimukselliset tietosuojasopimukset;
• •    Tekniset ja organisatoriset suojatoimet;
• •    Toimittajien auditoinnit ja arvioinnit.

Jotkin Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle sijoittautuneet ulkoiset Käsittelijät tai palveluntarjoajat (esimerkiksi Google, Meta, Amazon, Web Services jne.) voivat käsitellä Henkilötietoja edellä mainittujen suojatoimien mukaisesti

6.3.1 Maakohtaiset suojatoimet

Alla oleva taulukko antaa yleiskuvan kansainvälisiin siirtoihin sovellettavista suojatoimista sen mukaan, missä maassa vastaanottaja sijaitsee

7. KUINKA KAUAN TIETOJANI SÄILYTETÄÄN?

7.1 vidaXL ei säilytä Henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeen niiden tarkoitusten toteuttamiseksi, joita varten tiedot on kerätty, ellei sovellettava lainsäädäntö edellytä tai salli pidempää säilytysaikaa (esimerkiksi vero-, kirjanpito-, sääntely- tai oikeudellisiin vaateisiin liittyen). Säilytysaika riippuu tiedon luonteesta ja Käsittelyn tarkoituksesta ja voi vaihdella sen mukaisesti.

7.2 Varmistaakseen yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 5 artiklan 1. kohdan e alakohdan noudattamisen – jonka mukaan Henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen, sovellamme seuraavia yleisiä periaatteita ja lakisääteisiä velvoitteita määrittäessämme Henkilötietojen säilytysaikoja Suomi ssa:

7.3 Arkistointi ja poisto. Kun sovellettava säilytysaika on päättynyt, Henkilötietosi poistetaan turvallisesti, anonymisoidaan tai arkistoidaan siten, ettei niihin enää ole pääsyä eikä niitä voi tunnistaa, ellei lain mukaan ole tarpeen säilyttää tietoja pidempään.

8. MITÄ TURVATOIMIA KÄYTETÄÄN TIETOJENI SUOJAAMISEEN?

8.1 Yleiset periaatteet. vidaXL ryhtyy asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimiin suojatakseen Henkilötietosi luvattomalta tai lainvastaiselta Käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta katoamiselta, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Nämä toimenpiteet ovat suhteutettuja tietojen luottamuksellisuuteen, toimintojemme laajuuteen, käsiteltyjen tietojen määrään ja mahdollisiin riskeihin. Sovellamme tietosuojan suunnittelun ja oletusasetusten periaatteita, kuten Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 25 artiklassa edellytetään.

8.2 Esimerkkejä toteutetuista tietoturvatoimista. Suojellakseen henkilötietojasi vidaXL käyttää seuraavia toimenpidekategorioita:

8.3 Sinun vastuusi. Odotamme myös sinun ryhtyvän toimenpiteisiin suojellaksesi Henkilötietojasi, esimerkiksi pitämällä kirjautumistietosi aina luottamuksellisina, käyttämällä vahvaa salasanaa ja välttämällä saman salasanan käyttöä useissa eri palveluissa, kirjautumalla ulos julkisilla tai yhteiskäytössä olevilla laitteilla sekä ilmoittamalla viipymättä vidaXL:lle mahdollisesta Tilisi väärinkäytöstä.

9. MITEN VOIT TEHDÄ VALITUKSEN 

9.1 Tietosuojavastaava (DPO). vidaXL on nimennyt Tietosuojavastaavan yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 37 artiklan mukaisesti. Tietosuojavastaavan tehtävänä on:

• Valvoa GDPR:n ja muiden sovellettavien tietosuojalakien noudattamista;
• Neuvoa yhtiötä ja sen työntekijöitä tietosuojaan liittyvissä velvoitteissa;
• Toimia rekisteröityjen ja valvontaviranomaisen yhdyshenkilönä;
• Tehdä riskiarviointeja ja antaa suosituksia tietosuojavaikutusten arvioinneista;
• Varmistaa, että Rekisteröityjen oikeudet toteutetaan asianmukaisesti ja ajallaan.

9.2 Kuinka voin ottaa yhteyttä Tietosuojavastaavaan?

9.2.1 Jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita siitä, miten Henkilötietojasi käsitellään, tai haluat käyttää tietosuojaoikeuksiasi, voit ottaa suoraan yhteyttä Tietosuojavastaavaamme.

Voit ottaa yhteyttä Tietosuojavastaavaan seuraavasti:

•  Sähköpostitse: webservice@vidaxl.fi
• Postitse:

Attn: Data Protection Officer (Vastaanottaja: Tietoturvavastaava)

vidaXL

Mary Kingsleystraat 1

5829 SK Venlo

The Netherlands

9.2.2 Jos et ole tyytyväinen siihen, miten olemme käsitelleet huolenaihettasi, tai uskot, että emme käsittele Henkilötietojasi lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. 

10. MUUTOKSET TÄHÄN ILMOITUKSEEN

Tämä tietosuojaseloste voi muuttua ajoittain. Ajantasaisin versio on aina saatavilla vidaXL Verkkokaupassa. Suosittelemme, että tutustut näihin Tietosuojaselosteeseen ja Evästekäytäntöihin säännöllisesti, erityisesti ennen kuin annat vidaXL:lle Henkilötietojasi